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Satriun Lease Management: tackle your IFRS 16 challenge in 3 weeks!

Satriun Lease Management: tackle your IFRS 16 challenge in 3 weeks!

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Satriun Lease Management: tackle your IFRS 16 challenge in 3 weeks!

January 2019 saw many groups needing to report leases according to IFRS 16. Over 30 corporations have gone live early 2019 with Satriun Lease Management as calculation engine for their IFRS 16 postings. Leveraging their investment in SAP Financial Consolidation, corporations plugged Satriun Lease Management on-top of their consolidation solution, implemented the solution fast and delivered on the promise to have a Lease Accounting engine ready on time. Benjamin Steadman explains.

What are the main challenges of calculating the impacts of IFRS 16?

While the basic calculation of IFRS 16 impacts on a company’s financial statements is not complicated to calculate manually or to build within a spreadsheet, it can become extremely tedious and complex when all cases and variables are included, in particular: calculating prorates, applying indexes, dealing with irregular rents or changes in discount rates, capturing and applying impacts of options within lease contracts, etc.

Furthermore, it is important when addressing IFRS 16 to get help in identifying lease contracts falling under the IFRS 16 categorization, ensure the quality of information and readability of information, to integrate into the Groups’ application architecture by setting up downstream and upstream interfaces and thus secure information flows and to centralize the management or control of the IFRS16 process.

All the above is hard to achieve using spreadsheets or a non-dedicated IFRS 16 calculation engine (especially if the number of lease contracts is in the hundreds or above).

 

What does Satriun propose?

We were challenged by one of our clients, user of SAP Financial Consolidation, back in summer 2016, to find an and easy-to-implement solution for their IFRS 16 calculations and reporting needs. Back then, they were not satisfied with the level of maturity of the solutions presented to them and wanted to find a pragmatic approach, leveraging their existing tools.

Satriun has developed for them an add-on for SAP Financial Consolidation, that later became Satriun Lease Management (‘SLM’). Over 30 different SAP Financial Consolidation users have since added SLM on top of their group consolidation and reporting platform and are happily using it for recording lease contract data, performing IFRS 16 calculations and integrating the produced journals with their consolidation application and pushing them in their ERP. The solution has recently also been adapted to the US GAAP-equivalent of IFRS 16: ASC 842.

In a nutshell, SLM is a pre-configured Lease Accounting calculation engine, covering IFRS 16 and US GAAP ASC 842 used to centralize you leases, calculate and analyze IFRS16 or ASC 842 impacts and send IFRS 16 or ASC 842 restatement entries to your accounting tool(s) or directly to your SAP Financial Consolidation group application. SLM leverages existing investments of our clients in SAP Financial Consolidation, does not need a separate installation and infrastructure, implements within weeks and users familiar with SAP Financial Consolidation will need virtually no training.

 

Over 30 corporations such as Hermes Group, Swatch Group, Wilhelmsen, Bekaert or Technicolor are using SLM. What are the lessons learned from the implementation projects?

IFRS 16 or ASC 842 maturity is key: make sure your project blueprint is ready before starting the IFRS 16 tool implementation. Elements such as IFRS16 standard and transition method, accounting impacts (CoA & booking process), target process (centralized Vs local) and leases census should be addressed in priority.

Tool integration is a success factor: your Lease Accounting solution should be fully integrated within your existing application landscape. Designing inbound and outbound interfaces and making sure that all concerned applications contain the required amount of data is a prerequisite to the solution roll-out.

IFRS 16 & Account reconciliation is the final step: when setting up your IFRS 16 solution, keep in mind that you will need to have a simple way to verify that your IFRS16 bookings are in line with the lease expenses booked into your ledger. Reconciliations can be performed in your ERP or in your group consolidation tool.

Keep it simple: avoid the diehard attitude resulting in high complexity for non-significant results. Simplicity results in better auditability. Workarounds are often advantageous (i.e. avoid managing intercompany leases in the solution).


Benjamin Steadman is Executive Partner at Satriun, a Corporate Performance Management consultancy with offices in Amsterdam, Geneva, Paris, Munich, Zurich, Tel Aviv and Bucharest. Satriun clients include EMEA-based family owned businesses, stock listed corporations, as well as private equity portfolio companies. Satriun edits Satriun Lease Management (SLM), a comprehensive IFRS 16 and ASC 842 solution based on SAP Financial Management. Satriun also implements Lease Accounting solutions edited by Tagetik, Anaplan and OneStream. 

Tierce Maintenance Applicative

Tierce Maintenance Applicative

Tierce Maintenance Applicative

Satriun fournit des services professionnels de Tierce Maintenance Applicative (TMA) et vous accompagne après la mise en production de votre solution CPM grâce à un support technique et fonctionnel efficace.

Vous avez besoin d’un support professionnel, rapide et efficace pour stabiliser la mise en production de votre CPM ? Vous avez besoin d’aide pour votre clôture mensuelle ou votre cycle budgétaire sur votre nouvelle plateforme CPM ? Votre service informatique a besoin d’une prise en charge de l’infrastructure ? Où vous voulez simplement approfondir vos connaissances sur les capacités de votre solution CPM et assimiler de nouvelles connaissances ? Les équipes TMA Satriun sont là pour vous.

Nos services TMA après la mise en production

Suite à la mise en production d’une nouvelle plateforme CPM ou à un changement au sein de votre équipe de gestion CPM ou simplement suite à la décision d’externaliser la TMA de votre plateforme CPM, vous aurez besoin de confier cette tâche à un partenaire externe compétent, un expert en comptabilité et contrôle de gestion, un expert de la technologie CPM que vous utilisez, avec une plateforme TMA professionnelle. Satriun est le partenaire que vous cherchez.

Nous prenons généralement en charge les thèmes fonctionnels suivants:

  • Analyse des résultats calculés par votre solution CPM
  • Assistance pour l’établissement de plans financiers, budgets et pour la consolidation financière
  • Analyse des messages d’erreur et contrôles de cohérence
  • Transfert de connaissances aux administrateurs CPM et aux utilisateurs finaux
  • Ajustement des règles de calcul
  • Aide à la création et la modification de rapports et de tableaux de bord
  • Tests de non-régression suite aux mises à jour de la plateforme
  • Questions fonctionnelles génériques

Nous prenons généralement en charge les thèmes techniques suivants:

  • Aide pour comprendre les calculs techniques dans l’application
  • Aide à la gestion des données de référence
  • Aide en matière de scripts, codes et règles
  • Gestion de la sécurité et droits d’accès des utilisateurs
  • Problèmes liés à l’intégration des données
  • Performance des nouvelles versions (pour certaines technologies CPM)
  • Questions techniques génériques

Forts de notre expérience dans le domaine fonctionnel (normes comptables, consolidation, contrôle de gestion, reporting) et technique (architecture, design et installation, gestion de la performance, intégration des données), nous pouvons fournir un service à valeur ajoutée qui aidera, non seulement, votre entreprise à maintenir votre plateforme CPM mais aussi à assimiler de précieuses connaissances sur la technologie CPM utilisée, et accéder à l’indépendance.

Nous disposons d’une équipe TMA dédiée et pouvons nous adapter à différents niveaux de service – que ce soit une grande disponibilité et des ressources dédiées pendant une période définie ou un service de type helpdesk avec des temps de réponse adaptés, nous avons les solutions qui vous conviennent et pouvons les adapter à vos besoins spécifiques.

Nous gérons un système similaire à un helpdesk professionnel avec des tickets, un flux de travail, de la documentation et de la transparence dans le traitement et l’analyse des demandes d’aide et leurs résultats.

Les meilleurs spécialistes
Nos spécialiste disposent d’une vaste expérience dans la prise en charge de tout problème fonctionnel ou technique lié au CPM, quelle qu’en soit la complexité.

Une approche sophistiquée
Grâce à notre équipe d’experts dédiés, notre grande disponibilité et un système de helpdesk dédié, nous proposons un service de TMA efficace et professionnel.

Nous faisons avancer les choses!
Pendant que d’autres sont bloqués, c’est à nous que l’on fait appel pour faire avancer les choses.

Nous aiderons votre entreprise à évoluer

Découvrez comment Satriun peut contribuer au développement de votre entreprise

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Les conseils Satriun sont indépendants
Nous connaissons les solutions logicielles de nos partenaires technologiques dans les moindres détails et nous sommes en lien étroit avec eux. Nos conseils demeurent toutefois indépendants. Satriun analyse avant tout ce dont votre entreprise a besoin dans le domaine de la gestion de la performance et vous donne des conseils impartiaux sur les processus et les solutions de pilotage de la performance à mettre en œuvre.

Planification et budgétisation

Planification et budgétisation

Planification et budgétisation

Un processus de planification et budgétisation rationalisé garantit que votre entreprise est prête à surmonter tous les défis.

Quels marchés et segments votre entreprise souhaite-t-elle conquérir ? Et quels investissements cela implique-t-il ? Un plan stratégique rigoureux et un budget équilibré sont indispensables à une croissance durable. Cela permet d’établir un prévisionnel à jour et à court-terme. Satriun peut vous aider à organiser cela de façon intelligente et irréprochable. Mais la situation est un peu plus complexe …

Se distinguer en matière de connectivité

Selon Satriun, un bon modèle de données est capable d’agir comme socle pour le compte de résultat, le bilan et de flux de trésorerie et ceci pour tous les composants du cycle de de contrôle de gestion, d’une manière et avec un niveau de détail adapté à chaque composant. Si vous voulez être vraiment efficaces, vous ne pouvez pas travailler avec des modèles de données et des solutions distincts, le cycle de planification et de contrôle doit être consigné dans un seul et même modèle. Ainsi vous pourrez effectuer de réelles comparaisons et agir en temps utile.

Le cycle de planification et de contrôle:

1. Plan stratégique

Dans quoi voulez-vous investir au cours des années à venir et selon vous, quels secteurs vont connaître une forte croissance ? Le plan stratégique donne un aperçu des indicateurs financiers et non financiers à moyen terme.

2. Budget

Élaboration détaillée et affectation des ressources financières requises pour réaliser le plan stratégique.

3. Réels

Établir des rapports et consolider les réels et comparer les indicateurs financiers et non financiers au plan.

4. Prévisionnel

Mettre le budget à jour avec les connaissances actuelles, souvent à un niveau plus agrégé et en utilisant des indicateurs clés. Parfois axé sur l’exercice en cours, parfois « roulant » par nature. Le prévisionnel est généralement le point de départ du plan stratégique suivant.

Un modèle de données complet

Pour pouvoir développer un modèle de données complet et unique, il est indispensable de connaître parfaitement les quatre composants du cycle de planification et de contrôle. Le plan stratégique, le budget, le réel et le prévisionnel ont chacun une dynamique différente, à la fois en termes de groupe cible, de détails et de processus. Les consultants Satriun aiment analyser une entreprise en profondeur pour déterminer son terrain de jeu. L’objectif suprême du modèle de données est de pouvoir analyser les données financières et non financières de façon utile, quelle que soit votre avancée dans le cycle de planification et de contrôle.

Les meilleurs spécialistes
Nos spécialistes ont une vaste et réelle connaissance de différentes industries

Une approche sophistiquée
Nous appliquons les meilleures pratiques pour résoudre chaque problème, en nous appuyant sur notre propre philosophie.

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Les conseils Satriun sont indépendants
Nous connaissons les solutions logicielles de nos partenaires technologiques dans les moindres détails et nous sommes en lien étroit avec eux. Nos conseils demeurent toutefois indépendants. Satriun analyse avant tout ce dont votre entreprise a besoin dans le domaine de la gestion de la performance et vous donne des conseils impartiaux sur les processus et les solutions de pilotage de la performance à mettre en œuvre.

Conduite du changement

Conduite du changement

Conduite du changement

Satriun accompagne les entreprises dans leur transformation

Nous vous aidons à donner la visibilité nécessaire à votre projet de mise en œuvre CPM et pilotons la conduite du changement induit par celle-ci. Nous aidons les entreprises à mener la transformation de la fonction finance et collaborons avec les acteurs du changement pour atteindre les objectifs convenus.

Satriun a constaté que quatre conditions fondamentales sont requises pour changer le comportement au sein d’une entreprise de façon systématique et efficace.

1. Une histoire fascinante

Si les collaborateurs adhèrent à l’objectif global de la mise en œuvre du projet CPM, ils seront ravis de changer leur comportement pour atteindre cet objectif. Mais pour être à l’aise avec ce changement et le réaliser avec enthousiasme, ils doivent comprendre le rôle qu’ils ont à jouer dans ce projet de mise en œuvre et comprendre que leur implication est importante. Il ne suffit pas de dire aux collaborateurs qu’ils vont devoir faire les choses différemment. Tout en pilotant des programmes de changement, les consultants Satriun prennent le temps d’examiner les détails du chemin à emprunter – ce qui vaut la peine de le parcourir – et d’expliquer le cheminement à touts les acteurs impliqués dans le changement, afin que leur contribution ait du sens pour eux en tant qu’individus.

2. Définir des modèles de comportement

Dans toute entreprise, les collaborateurs calquent leur comportement sur celui des « personnes importantes » : celles qui occupent des postes d’influence. Au sein d’une entreprise, les collaborateurs occupant différentes fonctions ou différents niveaux choisissent différents modèles : un associé fondateur ou le CFO ou leur interlocuteur direct au siège de l’entreprise. Satriun encourage et soutient un changement systématique des comportements au sein d’une entreprise car il ne suffit pas de s’assurer que les dirigeants adoptent les nouvelles méthodes de travail ; chaque employé, quel que soit son niveau, doit « joindre le geste à la parole ».

3. Renforcer les mécanismes

Les instigateurs des changements organisationnels s’accordent à dire que la structure des états de restitution, les processus de gestion et opérationnels et les méthodes de mesure – fixer des objectifs, évaluer la performance et accorder des avantages financiers ou non financiers – doivent être conformes au comportement que les employés sont tenus d’adopter. Nous constatons que si les objectifs d’une société en matière de nouveau comportement à adopter ne sont pas renforcés, les collaborateurs sont moins enclins à l’adopter systématiquement ; si les managers sont exhortés à atteindre davantage de trésorerie disponible mais que ces flux disponibles ne figurent pas sur les fiches de performance des managers, il est fort probable qu’ils ne s’en donnent pas la peine.

4. Développer les capacités

De nombreux programmes de transformation font l’erreur d’exhorter les employés à adopter un autre comportement sans leur expliquer comment adapter les consignes générales à leur situation personnelle. La société peut notamment les exhorter à être « axés sur le ROI », mais si elle accordait, jusqu’ici, peu d’importance au retour sur investissement, les employés ne sauront pas comment interpréter ce principe ni à quoi ressemblerait un résultat positif.


Il est essentiel de comprendre et de reconnaître l’impact de la psychologie organisationnelle sur le succès d’un projet de mise en œuvre CPM. Satriun aide les entreprises à maximiser leur réussite en mettant l’accent sur les pièges à éviter et les axes à prioriser en matière de gestion du changement.

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Consolidation

Consolidation

Consolidation

Avec des méthodes de consolidation plus intelligentes Satriun vous aider à améliorer la fiabilité de vos états financiers

Plus le groupe est complexe, plus la consolidation est détaillée. Vous ne prendrez conscience du problème de performance qu’une fois la consolidation terminée. Satriun possède une vaste expérience dans l’organisation du processus de consolidations pour des multinationales pouvant regrouper des milliers de sociétés.

Il a été démontré qu’une confiance à 100 % dans vos données financières vous permet de gagner jusqu’à 50 % de votre temps

Pour automatiser le processus de consolidation et l’organiser de façon vraiment intelligente, nous commençons par une analyse de votre groupe pour mieux le comprendre. À partir de là, nous pouvons créer un modèle de données intelligent qui englobe toutes les problématiques de reporting. Nous déterminons également quels processus peuvent être simplifiés et qui est responsable de quoi. Ainsi, le siège est moins impliqué dans les flux de données et peut se concentrer sur l’analyse et l’explication des données. Cela permet également de gagner un temps précieux.

Un modèle de consolidation sur mesure créé pour votre entreprise

Le modèle de consolidation sur mesure élaboré par Satriun pour votre groupe établit des liens complets et clairs entre les résultats, le bilan comptable et les flux de trésorerie. Sans oublier les explications sur le reporting externe et interne. La comptabilisation des participations, la conversion des fonds propres, les éliminations inter-compagnies et la consolidation des actifs sont automatisées pour établir des rapports précis et ponctuels et réaliser des analyses efficaces comparants données réelles, budgétées ou prévisionnelles.

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Choix de la solution CPM

Choix de la solution CPM

Choix de la solution CPM

On ne peut sélectionner l’outil CPM le mieux adapté que si l’on compare ce qui est comparable

Quel outil CPM mettre en place pour atteindre vos objectifs ? Une question simple mais une réponse complexe. Cet outil doit être adapté à l’entreprise dans son ensemble mais aussi à chaque département. En outre, cet outil doit être conforme aux objectifs de pilotage de la performance de l’entreprise. Nous définissons ensemble vos besoins puis devenons votre bras droit, indépendant, dans la quête du meilleur logiciel.

Une liste détaillée des exigences et des souhaits

Des entretiens individuels avec les acteurs concernés au sein de votre entreprise nous permettent de déterminer les difficultés auxquelles vous êtes confrontés et de trouver ce dont vous avez besoin pour soutenir au mieux vos activités. Nous dressons une liste de vos exigences et de vos souhaits pour trouver l’outil CPM le mieux adapté. Nous vous envoyons ensuite des propositions des fournisseurs les plus appropriés. Cette liste d’exigences et de souhaits est condensée dans un script de démo et nous demandons aux fournisseurs d’organiser une démonstration du produit axée sur les besoins et souhaits de votre entreprise. Ainsi, vous ne comparez pas des éléments dissemblables.

La sélection d’une solution CPM comprend trois étapes:

  1. Périmètre : avoir une idée précise des objectifs à court et long terme.
  2. Conception générale : une description fonctionnelle et théorique de l’outil CPM idéal pour pouvoir réaliser ces objectifs.
  3. Démonstration du produit : tester plusieurs outils CPM pour déterminer l’outil le mieux adapté à votre situation.

De l’avant-projet à la réalité

Une démonstration du produit sur mesure est cruciale pour que le processus de sélection soit transparent. Nos consultants prendront les commandes et s’assureront que les fournisseurs respectent leurs engagements une fois les propositions faites. Cela permettra d’éviter les mauvaises surprises.

Utiliser les connaissances pour faire le bon choix

Le choix du bon outil CPM implique une bonne compréhension du fonctionnement de votre entreprise et une idée de la technologie la mieux adaptée à vos processus métier. En outre, vous ne pouvez effectuer une présélection adéquate puis un choix définitif que si vous connaissez les solutions disponibles sur le marché et les différences fonctionnelles et techniques entre ces solutions. Nos consultants disposent de ces connaissances et de cette expérience en abondance.

Les conseils Satriun sont indépendants

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